Вторник, 11:49. Чат в Telegram

Поздравляем! Ты прошел больше половины пути. Теперь пора реализовать то, к чему ты готовился — передать зону ответственности выбранному сотруднику. Если ты правильно поставил цели, распланировал работу, и заложил время на делегирование, осталось за малым — выстроить коммуникацию с сотрудником.

Когда ты делегируешь что-то сотруднику, он должен быть уверен, что у него есть все ресурсы и возможности для закрытия новой области.
Он должен понимать, что его не бросили одного справляться с новыми обязанностями. А в случае принятия им неправильных решений — его не накажут, а помогут разобраться. Поэтому, передав зону ответственности, ты не можешь просто расслабиться. Ты продолжаешь быть полноценным участником делегирования.

Как выстроить коммуникацию правильно?
Для построения эффективной коммуникации важно действовать поэтапно. Сначала стоит провести вводную встречу, по ее итогу поставить себе и сотруднику задачу по проработке деталей, и далее обсудить их на второй встрече и зафиксировать договоренности

Тестовый период — это период, когда сотрудник впервые сталкивается с делегированными обязанностями и получает первый опыт решения задач самостоятельно. Чаще всего его роль в команде также меняется. Поэтому очень важно, чтобы все участники процесса были проинформированы о смене ролей и понимали, кто сейчас ответственен за зону.

Если в зону вовлечен клиент, его тоже необходимо проинформировать и сообщить, что все вопросы и новые вводные по зоне теперь адресуются новому сотруднику.

В тестовый период сотрудник может совершать ошибки и сталкиваться со сложностями. Твоя главная задача — поддержать сотрудника, пока он адаптируется к новым обязанностям, т. е по сути стать наставником. Главное, не забудь заложить дополнительное время на тестовый период, так как большая часть твоего рабочего времени еще будет уходить на работу с сотрудником.

Вот 3 основных действия, которые тебе нужно совершать регулярно:
1. Проводи промежуточные встречи
Проводи контрольные встречи согласно созданному плану, даже если у сотрудника не возникает вопросов по новой области. Твоя обратная связь и налаженная коммуникация с сотрудником помогут тебе держать руку на пульсе и знать о текущем состоянии дел, а сотруднику чувствовать себя более уверенно.
Дополнительно ты можешь договориться с командой о сборе ОС по работе сотрудника, чтобы твои слова опирались на факты.

2. Управляй мотивацией сотрудника
В ходе тестового периода сотрудник может ошибаться, не укладываться в сроки или испытывать трудности в общении с коллегами. Как результат, его мотивация будет снижаться.

Твоя задача — объяснить ему, что это нормально, помочь разобрать ошибки, чтобы сотрудник их больше не повторял, а главное увидел первый успех своих действий. Поэтому в этот период важно отмечать положительные моменты и говорить об успехах сотрудника.

Вот топ 5 способов повысить мотивацию сотрудника
1. Будь открытым и развивай неформальную коммуникацию
2. Задавай больше вопросов, предполагающих развернутый ответ
3. Узнавай у сотрудника напрямую, какого поощрения он ждет
4. Создай безопасную среду для того, чтобы делиться идеями и новыми подходами
5. Поощряй успехи дополнительным обучением — тренингами, литературой

3. Позволяй сотруднику выбирать способ решения самостоятельно
Если при выполнении задач у сотрудника возникают затруднения, тебе нужно помочь ему выработать правильное решение, но оставить свободу для принятия окончательного решения самостоятельно

Для этого используй следующий метод
1. Объясни, в чем суть задачи и ее сложность и конечный результат на выходе
2. Поставь сотруднику задачу найти возможные пути решения этой задачи
3. Обозначь срок, в который вы повторно встретитесь и обсудите ваши идеи по решению задачи
4. Подготовься к встрече и продумай, как бы ты решал эту задачу и с какие риски есть у каждого решения
5. Обсуди с сотрудником на встрече все имеющиеся варианты
6. Попроси сотрудника выбрать оптимальный план с учетом всех рисков и вводных

Правильное участие в тестовом периоде позволит сотруднику получать своевременную поддержку и корректировать свои действия, там, где это необходимо. Так сотрудник почувствует свою силу и сможет забрать полную ответственность в более короткие сроки.

Даже, если ты все делал правильно и придерживался всех правил делегирования, при передаче зоны ответственности ты можешь столкнуться с дополнительными трудностями.
Например, с обратным делегированием. Например, с обратным делегированием, когда сотрудник вдруг пытается вернуть тебе часть отданных полномочий, так как еще не готов брать на себя ответственность
Другая ситуация, когда сотрудник не справляется с делегированной зоной ответственности, из-за сильного стресса или нехватки навыков. Такие ситуации очень трудно предсказать, но с ними можно работать.

Как действовать при их обнаружении?
Если несмотря на все приложенные усилия, делегирование пошло не по плану, у тебя всегда должно быть запасное решение. Здесь главное подсветить сотруднику наличие проблем и не допустить снижения качества закрытия зоны.
1. Собери обратную связь от участников процесса. Так ты сможешь увидеть ситуацию с разных сторон и определить причину проблемы.
2. Далее организуй встречу с сотрудником. Узнай, что он сам думает об этих кейсах. Объясни, как видишь ситуацию ты. Опирайся на факты и собранную обратную связь.
3. В зависимости от масштаба проблемы и реакции сотрудника, у тебя есть два выбора: скорректировать процесс и оставить область закрепленной за сотрудником или снять с него полномочия по зоне и начать делегирование заново с другим сотрудником

Главное правило, которого стоит придерживаться в случае принятия мер при обнаружении форс-мажора — сотрудник должен понимать, почему ты принимаешь то или иное решение. Помни, что независимо от исхода, сотрудник получает опыт и должен сделать выводы, чтобы не повторять ошибок в дальнейшем.

Придерживаясь этих рекомендаций, ты сможешь максимально точно и без дополнительных временных затрат делегировать сотруднику зону ответственности. Как только ты поймешь, что сотрудник управляет зоной ответственности, ты можешь перейти к финальному этапу делегирования.