Чтобы грамотно дать обратную связь любого вида, нужно придерживаться некоторых принципов. Иначе есть риск, что тебя в лучшем случае не услышат, а в худшем:

1. Определи цель и структуру разговора
Тщательно продумай, что хочешь сказать, и к какому результату прийти. Можно составить краткий план обратной связи, чтобы не отходить от основной темы разговора. Твоя задача состоит в том, чтобы добиться конкретного результата, а не внушить человеку, что он виноват или молодец.

Формула идеального разговора:
1. Ситуация. Опиши контекст, в котором возникла необходимость выполнить какую-то задачу.
2. Задача. Что надо было сделать?
3. Действие. Что сделал коллега?
4. Результат. К чему это привело?

2. Давай обратную связь своевременно
Не нужно копить негатив или позитив. Появился прецедент для обратной связи — нужно обсуждать. Если ты решишься дать обратную связь коллеге через несколько недель, а то и месяцев после случившегося, будь готов, что к этому времени многое забудется и/или изменится.

Второй смысл этого принципа в том, чтобы давать обратную связь, когда это уместно. Например человек, которому ты хочешь дать обратную связь, не занят, находится один и в идеале заранее знает, что сейчас ему будут давать обратную связь.

3. Приводи конкретные факты
Чаще всего люди остро реагируют на критику и склонны к развитию бурной полемики в попытке себя оправдать. Если начать диалог с оценочных высказываний, таких как «Ты плохо работаешь», то в ответ, скорее всего, последуют отрицания и защита. Такой диалог очень быстро может перейти в деструктивное русло и не принесёт ожидаемых результатов.

Чтобы этого избежать, опирайся на конкретные факты и говори по существу. Например, если ты хочешь сообщить коллеге о том, что он плохо поработал в этом месяце, обрати его внимание на конкретные задачи, которые стояли в плане, и которые не удалось выполнить. С фактами сложно спорить, поэтому, скорее всего, человек примет твои слова к сведению без обид и сомнений.

Опираться на факты стоит не только в корректирующей, но и в остальных видах обратной связи. Это поможет исключить собственные интерпретации и дать объективную обратную связь.

4. Обсуждай ситуацию, а не личность (закрепляющая и корректирующая обратная связь)
Переходить на личности — это моветон. И уж точно не стоит его придерживаться, если ты собираешься указать коллеге на неспособность справиться со своими профессиональными задачами или трудностями в коммуникациях. Пример перехода на личность: "Ответственные люди так не поступают".

Перейдя эту грань однажды, ты не сможешь оставить это незамеченным, твоя компетентность сильно упадёт в глазах коллег.

Это касается и закрепляющей обратной связи. На русском мы привыкли хвалить словом "молодец". Но лучше как в английском: "well done" или "great job", что переводится как "отличная работа". Т.е. всё о действиях, а не личности.

То, что человек опоздал на встречу или, наоборот, пришел в переговорку заранее, чтобы подготовить технику, не дает никаких оснований говорить о его персональных характеристиках. Гораздо эффективнее и честнее говорить о действиях, которые ты пронаблюдал, и результатах, к которым эти действия привели.

ВАЖНО: Похвала ≠ Обратная связь. Если даёшь обратную связь — давай именно её.

5. Соблюдай баланс позитива и негатива (корректирующая обратная связь)
Даже при корректирующей обратной связи нужно указать на сильные стороны коллеги и подчеркнуть его профессиональные достоинства.

С другой стороны, нужно также указать на точки роста, а именно, каким образом ему / ей можно добиться более качественного исполнения своих обязанностей и выполнения новых амбициозных целей.

Алгоритм сбалансированной обратной связи:
1. Сказать, что было хорошо.
2. Сказать, что можно было бы улучшить.
3. Сказать, как это повлияло бы на результат.

Например, руководитель может отметить чёткое следование инструкциям, активность и инициативность — всё то поведение, которое ему хочется поддержать в сотруднике, а только потом сказать, например, об отсутствии важного показателя в отчёте, который подготовил новичок.

6. Фокусируйся на будущем, а не на прошлом
Хорошие менеджеры, как и хорошие тренеры, всегда думают о следующей игре и о предстоящей победе, поэтому они сфокусированы на разговорах о будущем.

Безусловно, в закрепляющей и корректирующей обратной связи необходимо упомянуть то, что случилось в прошлом, разобрать ситуацию. Но не стоит на этом останавливаться. В продолжении разговора сделай упор на дальнейших действиях.

Фидбек должен отвечать на вопросы:
1. Что можно сделать, чтобы повысить шансы на успех в следующий раз?
2. Что можно сделать, чтобы это превзошло ожидания?
3. Как можно подготовиться к будущему?

7. Покажи, что есть решение (корректирующая и развивающая обратная связь)
Расскажи, что нужно сделать коллеге для того, чтобы улучшить свои результаты. Дай понять, что есть решение. Ты можешь подвести к этому решению в процессе диалога или дать ему возможность предложить свои варианты.

Обратная связь должна быть полезной для коллеги. После разговора с тобой у него должно быть ясное понимание того, как действовать дальше.

8. Выбирай стиль подачи под человека
"Как надо" и "как не надо" — любимая форма обратной связи многих людей. Такой директивный подход очень хорошо работает с новичками — они действительно не знают, что, где и, главное, как делать.

Но с опытными специалистами такая штука проходит редко: они могут быть гораздо опытнее руководителя или коллег в своих задачах. Например, в сфере интернет-маркетинга контекстолог опытнее проджекта в технических вопросах. Поэтому вряд ли такие специалисты примут директивный фидбэк.

"Я знаю ситуацию лучше, чем он. Что он мне может посоветовать?"

Здесь эффективнее применить не директивный, а коучинговый подход и найти решение не с помощью указаний, а с помощью вопросов, например:
1. Какие цели ты перед собой ставил?
2. Что уже получилось сделать?
3. С какими сложностями столкнулся?
4. Что еще можно сделать, какие варианты ты видишь?

Такие вопросы стимулируют коллегу думать, чувствовать свою экспертизу и пробуждают осознанность.

9. Спрашивай и дай коллеге высказаться
Когда ты даёшь обратную связь, она не должна быть односторонней. Нужно показать коллеге, что его мнение также имеет вес и создать атмосферу "я за тебя". Вовлечь собеседника в разговор и провести его в формате уважительного диалога, внимательно выслушать точку зрения коллеги и показать её значимость.

Например, в случае корректирующей обратной связи, понимание ситуации и поддержка с твоей стороны помогут коллеге приступить к решению задачи с новыми силами.
Задай ему вопросы:
1. Как бы он решил ситуацию, в которой оказался?
2. Что ему стоит делать, чтобы избежать таких ситуаций в будущем?

Кроме того, если ты не дашь слово коллеге, ты можешь упустить какие-то важные детали произошедшего или интересную альтернативную точку зрения и перспективные идеи.

10. Давай обратную связь своему руководителю
Самый популярный вид обратной связи это, конечно, от руководителя сотруднику или между коллегами.

Однако есть ситуации, когда требуется дать её своему руководителю. Например, сотрудник может отметить, что его наставник/руководитель понятно и подробно объясняет материал, но делает это недостаточно часто или мало времени уделяет обратной связи с сотрудником.

Хороший и грамотный руководитель никогда не откажется от обратной связи, т.к. понимает, что это повлияет на результат команды, а также на его профессиональный рост.