Для того, чтобы работать эффективно, надо уметь управлять ресурсами и временем. Это невозможно, если задачи в твоем графике появляются по мере возникновения. Важно научиться работать сознательно, а не спонтанно.

1. Научись планировать свой день / неделю / месяц
В работе каждого есть несколько стеков задач: регулярные (повторяющиеся), нерегулярные (разовые), форс-мажор (прилетевшие внезапно).

Лучше планировать день накануне и каждое утро, приступая к работе и наливая чашечку кофе, актуализировать и дополнять его. В рабочем дне 8 часов. Условно раздели его на 3 части:

20—30% времени на регулярные задачи
40—50% времени на нерегулярные
30—40% времени обязательно оставляй на форс-мажор.

Если день прошел без форс-мажоров, оставшиеся 30—40% выполняй следующие по плану задачи.

По итогам каждого дня задавай себе вопрос: все ли шло по плану, удалось ли мне выполнить все, что было запланировано?

Если ты выполнил всё запланированное в срок — можешь себя похвалить. Если же какая-то задача вышла за рамки, обязательно скорректируй тайминги по всем задачам такого типа.

Например:
Ты заложил, что на выполнение задания у тебя уйдет 2 часа, а по факту ушло 3 часа. В следующий раз при выполнении аналогичного задания какой тайминг ты заложишь? Это особенно касается регулярных задач!

Если ты из раза в раз понимаешь, что день прошел не по плану, и задачи не выполнены — самое время скорректировать подход к планированию.

У тебя бывало такое ощущение, что день пролетел незаметно, и ты ничего не успел? Если ответ "нет", то ты бог планирования, если же ответ "да", "иногда", "время от времени", то этот материал для тебя.

Для того, чтобы понять, куда уходит время, надо начать планировать и фиксировать — вести планинг, с плановым и фактическим временем, которое ты потратил на задачи. И конечно, потом анализировать и оптимизировать свой день.

Один из самых простых инструментов планирования и контроля — это таблицы (excel, google spreadsheets). Сделай себе планинг и фиксируй там всю информацию по задачам, то что сделано — вычеркивай, так мозг лучше осознает, что работа сделана, и есть за что себя похвалить.

ВАЖНО: не забывай про перерывы на обед, чай/кофе, покурить — это тоже время и его тоже надо фиксировать.

Обязательно планируй загрузку не только в разрезе дня, но и в разрезе недели и месяца.

Например, ты точно знаешь, что:
1. каждую пятницу надо сдавать еженедельный отчёт
2. каждую среду у тебя планерка с командой
3. каждый четверг статус-встреча с клиентом
4. в 20-х числах месяца необходимо готовить закрывающие документы
5. по итогам месяца большая отчётная встреча.

Планируй все регулярные задачи заранее, заранее вноси их в свой планер.

2. Если что-то идет не по плану — надо скорректировать план
Например, в середине рабочего дня ты понял, что на выполнение какой-то задачи из запланированных уйдет не 2 часа, а 4 часа.

Когда ты скорректируешь план? Когда придешь к клиенту/команде и скажешь, что необходимо скорректировать план, и это повлияет на другие задачи? Когда согласуешь новые сроки по другим задачам?

Правильный ответ — сразу же, как только понял, что выходишь из предполагаемых таймингов. Не в конце дня, когда все уже разошлись по домам. Не в момент, когда истекли сроки по другим задачам. А сразу, как только понял, что есть вероятность изменения сроков. Иначе все эти мелкие просрочки будут нарастать снежным комом, и в скором времени ты придешь к тому, что все задачи сдаются с задержкой.

3. Не переоценивай свои силы, бери запас времени
Частая ошибка новичков (да и не только новичков): не подумав и не проанализировав задачу, назначить тайминг без запаса.

Ты не представляешь, сколько ситуаций было, когда, как казалось бы, элементарнейшая задача по сбору отчета растекалась на несколько дней из-за того, что не бились данные, не удавалось их выгрузить, сгорел жесткий диск, объем данных оказался больше, чем предполагалось... Продолжать список причин можно до бесконечности.

Если такая ситуация произошла — сразу же пересогласовывай дедлайн. Но изначально нужно учиться закладывать время грамотно, всегда оставляя запас, а для этого важно не только посмотреть на заголовок, но и вникнуть в суть, спланировать, что необходимо для выполнения.

Думаешь, что выполнишь задачу за 2 часа? Согласуй 3—3,5 часа на ее выполнение. Ведь всегда лучше сделать ее раньше срока, чем задержать со всеми вытекающими.

4. Всегда анализируй свой день
Если не удалось выполнить запланированное, выяви причину и скорректируй её в будущем.

Если напротив, день прошел отлично, и все намеченные дела были выполнены — выяви то, что способствовало успеху, и закрепи в будущем!