Помимо планирования очень важно научиться приоритизировать задачи, потому что может получиться так, что ты всё спланировал, но важная и срочная задача осталась на последний момент, и ты не успел её сделать. Необходимо правильно определить последовательность выполнения задач от важных и срочных к менее важным.

1. Матрица Эйзенхауэра
Простой и эффективный метод — делить задачи по матрице Эйзенхауэра:

Только вот важно не просто делить задачи, а ещё и анализировать динамику.

Например, задачи в блоке Важные Срочные должны стремиться к нулю. Это те самые форс-мажоры. Таких задач не должно быть на регулярной основе! Если у тебя в этом блоке 10% задач — это круто. Если же наоборот, почти все задачи сосредоточены именно в нем — значит что-то идёт не так.

Основная масса задач должна быть сосредоточена в блоке Важные Несрочные. Это именно те задачи, которые ты запланировал, и которые влияют на конечный результат.

Неважные Срочные задачи — те, которые не влияют (или несущественно влияют) на результат, но при этом их нужно обязательно выполнить. Например: собрать отчёт, собрать ТЗ к креативам для клиента. Со временем такие задачи необходимо будет делегировать — найти того, для кого они будут важными и не срочными. Например, сбор отчёта можно делегировать на младшего специалиста, а подготовку ТЗ на производственный отдел.

Неважные Несрочные — это космический мусор. То, что не имеет цели и смысла. От таких задач важно уметь избавляться, обосновывая нецелесообразность затраты ресурсов на это. Если эта задача исходит от клиента, важно объяснить ему, почему в ее выполнении нет смысла.

Прежде чем избавляться от "космического мусора", не забудь посоветоваться со своим руководителем, возможно, эта задача — задел на будущее и она "важная не срочная".

2. Принцип Парето
Иногда это правило называют принципом «80 на 20».

Суть правила: наименьшая часть действий приносит наибольшую часть результатов, и наоборот.

Наглядно данное правило выглядит так:
20% действий = 80% результата
80% действий = 20% результата

20% людей владеют 80% всего капитала
80% людей владеют 20% всего капитала

20% клиентов приносят 80% дохода
80% клиентов приносят 20% дохода

Если применить это правило к своей ежедневной деятельности, то увидишь, что 80% всего того, что ты делаешь за день — это всего лишь 20% нужного тебе результата, а 20% грамотно спланированных действий на 80% приближают тебя к заветной цели.

Исходя из этого, запомни, что день нужно начинать именно с немногочисленных, но самых сложных, важных и срочных дел, а уже после браться за выполнение легких и не менее важных дел, но которых больше по объёму. Очень удобно применять правило Парето в комплексе с принципом Эйзенхауэра.

Может быть ты слышал термин "лягушки" — это как раз те самые важные, сложные, нелюбимые задачи, которые так хочется отложить на потом.

Бизнес-тренер Брайан Трейси предлагает нам "съедать лягушку" каждое утро, т.е. делать все сложные задачи с утра, пока ещё мозг не загружен другим.