ОМП / STEP 1
ДОКУМЕНТООБОРОТ — это деятельность по организации движения документов с момента их создания или получения до завершения исполнения.
Прежде чем мы поговорим о том, какие документы, для чего и когда используются на проекте, давай сначала посмотрим, на какие этапы делится проект.
Согласно Project Management Body of Knowledge проект можно разложить на несколько этапов:
Зачем раскладывать проект на стадии, этапы?
Это необходимо делать для того, чтобы последовательно совершать определённые действия, преобразующие идею в конкретный результат. Также это поможет четко организовывать свою работу и планировать задачи на следующий период.
Любую рекламную кампанию можно считать проектом и разложить на вышеперечисленные этапы.
Изучи таблицу ниже, обрати особое внимание на документы, которые необходимы на каждом из этапов проекта. Дальше разберем, зачем эти документы, и как они выглядят.
Прежде чем мы поговорим о том, какие документы, для чего и когда используются на проекте, давай сначала посмотрим, на какие этапы делится проект.
Согласно Project Management Body of Knowledge проект можно разложить на несколько этапов:
- инициация
- планирование
- реализация
- мониторинг
- завершение.
Зачем раскладывать проект на стадии, этапы?
Это необходимо делать для того, чтобы последовательно совершать определённые действия, преобразующие идею в конкретный результат. Также это поможет четко организовывать свою работу и планировать задачи на следующий период.
Любую рекламную кампанию можно считать проектом и разложить на вышеперечисленные этапы.
Изучи таблицу ниже, обрати особое внимание на документы, которые необходимы на каждом из этапов проекта. Дальше разберем, зачем эти документы, и как они выглядят.
Можно выделить два основных вида документов*:
1. Подтверждающие начало сотрудничества и его условия:
Шаблоны и полный перечень документов ты сможешь найти на портале MGCom.
Все договоры, дополнительные соглашения, приложения перед подписанием ВСЕГДА необходимо согласовывать с юридическим отделом, потому что в этих документах зафиксированы финансовые условия, размер агентской комиссии, сроки и порядок оплаты, отсрочки и т.д.
Перед отправкой юристу или клиенту проджект-менеджер всегда вычитывает все документы, потому что только он обладает полной достоверной информацией о существующих договоренностях.
1. Подтверждающие начало сотрудничества и его условия:
- договор
- дополнительное соглашение
- приложение.
- счет
- акт
- счет—фактура
- отчет.
Шаблоны и полный перечень документов ты сможешь найти на портале MGCom.
Все договоры, дополнительные соглашения, приложения перед подписанием ВСЕГДА необходимо согласовывать с юридическим отделом, потому что в этих документах зафиксированы финансовые условия, размер агентской комиссии, сроки и порядок оплаты, отсрочки и т.д.
Перед отправкой юристу или клиенту проджект-менеджер всегда вычитывает все документы, потому что только он обладает полной достоверной информацией о существующих договоренностях.
ТИПЫ ДОКУМЕНТОВ
Договор
Это соглашение между собой двух или более сторон (субъектов) по какому-либо вопросу с целью установления, изменения или прекращения правовых отношений.
Заключение договора является обязательным для начала сотрудничества, в договоре прописываются порядок взаимодействия сторон и условия взаиморасчетов.
Для заключения (или пролонгации) договора с MGCom клиенту (или подрядчику) необходимо предоставить заверенный подписью руководителя и печатью организации пакет учредительных документов; а также, при необходимости, документы, которые дают право на осуществление лицензионной деятельности (полный перечень есть на портале MGCom). Пакет документов варьируется в зависимости от правовой формы организации (ООО, АО, ИП, СМЗ).
ВАЖНО: Очень распространенной ошибкой на данном этапе является запуск рекламной кампании до получения подписанного оригинала договора со стороны клиента. Такой запуск возможен только по согласованию с руководителем фронта. Иначе ты можешь столкнуться с ситуацией изменения условий со стороны клиента и невозможности их выполнения с твоей стороны, когда кампания уже запущена.
Виды договоров
Договор на оказание услуг
В этом договоре Исполнитель обязуется по заданию Заказчика оказать определенное услуги.
По такому договору мы можем оказывать практически любые услуги, поэтому лучше заключать именно такой вид договора.
В случае заключения договора оказания услуг MGCom заводит рекламные кабинеты из-под своего аккаунта, создает рекламные кампании, размещает и оптимизирует их.
Агентский договор
По агентскому договору одна сторона (агент) обязуется за вознаграждение совершать по поручению другой стороны (принципала) действия от своего имени но за счет принципала, либо от имени и за счет принципала.
Если переводить на привычную терминологию, то агент — Исполнитель, принципал — Заказчик.
В случае заключения агентского договора рекламные кабинеты обычно заведены на стороне клиента. При этом есть несколько вариантов сотрудничества:
Дополнительное соглашение
Это документ, который составляют между участниками уже существующего договора. Он направлен на дополнение, уточнение или изменение каких-либо условий в этом договоре.
Например, если в рамках уже запущенной рекламной кампании необходимо перераспределить бюджет или запустить новый канал/площадку, то тебе потребуется составить и подписать с клиентом дополнительное соглашение, в котором это будет зафиксировано.
Приложение
Это документ, который уточняет или более подробно раскрывает содержание договорных условий.
Приложение подписывают на определенный период (обычно, это месяц); в нем указываются площадки и бюджет размещения на этот период, а также согласованные KPI.
Внешний вид и содержание Приложения могут различаться в зависимости от требований клиента. Ниже приведен пример, как может выглядеть этот документ.
Договор
Это соглашение между собой двух или более сторон (субъектов) по какому-либо вопросу с целью установления, изменения или прекращения правовых отношений.
Заключение договора является обязательным для начала сотрудничества, в договоре прописываются порядок взаимодействия сторон и условия взаиморасчетов.
Для заключения (или пролонгации) договора с MGCom клиенту (или подрядчику) необходимо предоставить заверенный подписью руководителя и печатью организации пакет учредительных документов; а также, при необходимости, документы, которые дают право на осуществление лицензионной деятельности (полный перечень есть на портале MGCom). Пакет документов варьируется в зависимости от правовой формы организации (ООО, АО, ИП, СМЗ).
ВАЖНО: Очень распространенной ошибкой на данном этапе является запуск рекламной кампании до получения подписанного оригинала договора со стороны клиента. Такой запуск возможен только по согласованию с руководителем фронта. Иначе ты можешь столкнуться с ситуацией изменения условий со стороны клиента и невозможности их выполнения с твоей стороны, когда кампания уже запущена.
Виды договоров
Договор на оказание услуг
В этом договоре Исполнитель обязуется по заданию Заказчика оказать определенное услуги.
По такому договору мы можем оказывать практически любые услуги, поэтому лучше заключать именно такой вид договора.
В случае заключения договора оказания услуг MGCom заводит рекламные кабинеты из-под своего аккаунта, создает рекламные кампании, размещает и оптимизирует их.
Агентский договор
По агентскому договору одна сторона (агент) обязуется за вознаграждение совершать по поручению другой стороны (принципала) действия от своего имени но за счет принципала, либо от имени и за счет принципала.
Если переводить на привычную терминологию, то агент — Исполнитель, принципал — Заказчик.
В случае заключения агентского договора рекламные кабинеты обычно заведены на стороне клиента. При этом есть несколько вариантов сотрудничества:
- Клиент сам производит закупку трафика на площадках, а MGCom оказывает услуги по ведению рекламной кампании, в этом случае счет выставляется только на агентское вознаграждение.
- Закупку рекламного трафика производит MGCom, и в этом случае мы должны предоставлять клиенту документы от площадок, т.е. подтверждать "за сколько купили, за столько продали".
Дополнительное соглашение
Это документ, который составляют между участниками уже существующего договора. Он направлен на дополнение, уточнение или изменение каких-либо условий в этом договоре.
Например, если в рамках уже запущенной рекламной кампании необходимо перераспределить бюджет или запустить новый канал/площадку, то тебе потребуется составить и подписать с клиентом дополнительное соглашение, в котором это будет зафиксировано.
Приложение
Это документ, который уточняет или более подробно раскрывает содержание договорных условий.
Приложение подписывают на определенный период (обычно, это месяц); в нем указываются площадки и бюджет размещения на этот период, а также согласованные KPI.
Внешний вид и содержание Приложения могут различаться в зависимости от требований клиента. Ниже приведен пример, как может выглядеть этот документ.
Медиаплан
Это документ с согласованными условиями рекламной кампании: периодом проведения, площадками, бюджетами, важными показателями, KPI.
МП является неотъемлемой частью договора (является приложением к нему), поэтому будь внимательным при его проверке.
Счет
Это документ, по которому Заказчик оплачивает оказанные услуги.
В счете содержатся период, перечень и стоимость оказанных услуг, а также реквизиты Исполнителя.
Это документ с согласованными условиями рекламной кампании: периодом проведения, площадками, бюджетами, важными показателями, KPI.
МП является неотъемлемой частью договора (является приложением к нему), поэтому будь внимательным при его проверке.
Счет
Это документ, по которому Заказчик оплачивает оказанные услуги.
В счете содержатся период, перечень и стоимость оказанных услуг, а также реквизиты Исполнителя.
Пример
Задача от клиента ООО "Ромашка":
Разместить контекстную рекламу на поиске Яндекс в январе 2023 года на сумму 100 000 руб, включая НДС и АК.
Агентская комиссия (АК) составляет 10%.
1. Если заключен договор оказания услуг, то при выставлении счета учитывается бюджет размещения и агентская комиссия.
Бюджет 100 000 рублей с НДС и АК, из которых:
75 757 руб — оплата Яндексу
16 667 руб — НДС
9 090 руб — АК
После завершения рекламной кампании MGCom выставит счет на ООО "Ромашка" на 100 000 рублей с НДС, часть этих денег пойдет в счет оплаты рекламным площадкам (в данном примере — Яндексу), а часть — в прибыль MGCom.
2. Если заключен агентский договор, и мы работаем на клиентских аккаунтах, то будет оплачено только вознаграждение агента.
То есть после завершения рекламной кампании ООО "Ромашка" получит счет на 9 090 руб. с НДС, остальную сумму клиент самостоятельно оплатит Яндексу.
Акт
Это документ, подтверждающий оказание услуг; подписывается с двух сторон — и Заказчиком и Исполнителем.
Задача от клиента ООО "Ромашка":
Разместить контекстную рекламу на поиске Яндекс в январе 2023 года на сумму 100 000 руб, включая НДС и АК.
Агентская комиссия (АК) составляет 10%.
1. Если заключен договор оказания услуг, то при выставлении счета учитывается бюджет размещения и агентская комиссия.
Бюджет 100 000 рублей с НДС и АК, из которых:
75 757 руб — оплата Яндексу
16 667 руб — НДС
9 090 руб — АК
После завершения рекламной кампании MGCom выставит счет на ООО "Ромашка" на 100 000 рублей с НДС, часть этих денег пойдет в счет оплаты рекламным площадкам (в данном примере — Яндексу), а часть — в прибыль MGCom.
2. Если заключен агентский договор, и мы работаем на клиентских аккаунтах, то будет оплачено только вознаграждение агента.
То есть после завершения рекламной кампании ООО "Ромашка" получит счет на 9 090 руб. с НДС, остальную сумму клиент самостоятельно оплатит Яндексу.
Акт
Это документ, подтверждающий оказание услуг; подписывается с двух сторон — и Заказчиком и Исполнителем.
Счет—фактура
Это документ налогового учета по исчислению НДС, в котором подтверждается сумма НДС; выставляется Исполнителем Заказчику.
Это документ налогового учета по исчислению НДС, в котором подтверждается сумма НДС; выставляется Исполнителем Заказчику.
Отчет
Существует два вида отчетов для клиента: для отдела маркетинга и для бухгалтерии.
Отчет для бухгалтерии — это официальный документ, подтверждающий факт оказания услуги, покупки, выполненных действий; при необходимости он может передаваться вместе c закрывающими документами в налоговую.
Это не обязательный документ, и готовится по требованию клиента. Как правило, в отчет включают скрины размещения, скрины из рекламных кабинетов, подтверждающие расход и размещение, макет мастер—баннера, раскадровку, ресайзы, подтверждающие изготовление баннеров.
Отчет для отдела маркетинга — это презентация клиенту результатов рекламной кампании за прошедший период.
ВАЖНО: В каком формате клиенту требуется отчет, и что он должен содержать, проджект-менеджер обсуждает с клиентом до этапа реализации. Зная требования к содержанию, ты можешь собирать необходимую информацию по ходу РК. Иначе ты можешь оказаться в ситуации, когда кампания закончилась, а предоставить информацию в необходимом клиенту виде/разрезе ты не можешь. Например, ты не снял скрины на запуске, а в период отчета материалов на площадках уже нет.
ЗАКРЫТИЕ
Подготовка закрывающих документов (или ЗАКРЫТИЕ) — важнейшая часть завершающего этапа рекламной кампании. От него зависит поступление денег от клиента агентству.
Необходимо перепроверить несколько раз документы, прежде, чем отправить клиенту.
Некорректно подготовленные документы влекут за собой корректировки, из-за чего откладывается дата, когда клиент их примет к исполнению и оплатит оказанные услуги.
Оплата не пройдет своевременно и в случае, если проджект-менеджер долго готовит закрывающие документы. Как правило, в течение 5-10 рабочих дней после окончания отчетного периода документы должны быть отправлены клиенту. Сроки по своему проекту смотри в договоре или приложении.
Несвоевременная оплата клиентом услуг может привести к кассовому разрыву, т.е. мы уже оплатили площадке счет за покупку трафика (мы кредитуем наших клиентов), а нам деньги еще не пришли.
Кассовый разрыв — это временная нехватка денег на необходимые расходы.
Закрывающие документы необходимо готовить и отправлять клиенту ежемесячно.
MGCom закрывает клиентов через систему 1С:ERP.
Если упростить, то схема закрытия выглядит так:
Существует два вида отчетов для клиента: для отдела маркетинга и для бухгалтерии.
Отчет для бухгалтерии — это официальный документ, подтверждающий факт оказания услуги, покупки, выполненных действий; при необходимости он может передаваться вместе c закрывающими документами в налоговую.
Это не обязательный документ, и готовится по требованию клиента. Как правило, в отчет включают скрины размещения, скрины из рекламных кабинетов, подтверждающие расход и размещение, макет мастер—баннера, раскадровку, ресайзы, подтверждающие изготовление баннеров.
Отчет для отдела маркетинга — это презентация клиенту результатов рекламной кампании за прошедший период.
ВАЖНО: В каком формате клиенту требуется отчет, и что он должен содержать, проджект-менеджер обсуждает с клиентом до этапа реализации. Зная требования к содержанию, ты можешь собирать необходимую информацию по ходу РК. Иначе ты можешь оказаться в ситуации, когда кампания закончилась, а предоставить информацию в необходимом клиенту виде/разрезе ты не можешь. Например, ты не снял скрины на запуске, а в период отчета материалов на площадках уже нет.
ЗАКРЫТИЕ
Подготовка закрывающих документов (или ЗАКРЫТИЕ) — важнейшая часть завершающего этапа рекламной кампании. От него зависит поступление денег от клиента агентству.
Необходимо перепроверить несколько раз документы, прежде, чем отправить клиенту.
Некорректно подготовленные документы влекут за собой корректировки, из-за чего откладывается дата, когда клиент их примет к исполнению и оплатит оказанные услуги.
Оплата не пройдет своевременно и в случае, если проджект-менеджер долго готовит закрывающие документы. Как правило, в течение 5-10 рабочих дней после окончания отчетного периода документы должны быть отправлены клиенту. Сроки по своему проекту смотри в договоре или приложении.
Несвоевременная оплата клиентом услуг может привести к кассовому разрыву, т.е. мы уже оплатили площадке счет за покупку трафика (мы кредитуем наших клиентов), а нам деньги еще не пришли.
Кассовый разрыв — это временная нехватка денег на необходимые расходы.
Закрывающие документы необходимо готовить и отправлять клиенту ежемесячно.
MGCom закрывает клиентов через систему 1С:ERP.
Если упростить, то схема закрытия выглядит так:
Полную инструкцию по работе с 1C:ERP и закрытию ты найдешь на портале MGCom в разделе Обучение.
БО (бэк офис) — все сотрудники MGCom, причастные к подготовке закрывающих документов.
Сейчас эта схема кажется сложной, но когда ты начнешь работать, то все будет сильно проще и понятнее. Честно))
Отправка документов
Вроде подготовили и проверили все документы!
Теперь-то всё? Почти. Осталось сделать так, чтобы клиент их получил и принял к оплате.
Есть 2 варианта, как это сделать, зависит от формата работы с клиентом:
1. Через систему электронного документооборота (ЭДО).
Электронный документооборот — это обмен электронными документами, заверенными электронной подписью.
ЭДО значительно упрощает отправку документов.
Для того, чтобы начать использовать ЭДО, необходимо подписать специальное соглашение с клиентом.
Схема отправки документов при использовании ЭДО:
2. В бумажном виде курьером или почтой.
Для того, чтобы отправить корреспонденцию клиенту, надо:
*бланк описи сможешь найти на портале
**необходимо внести заявку на отправку документов в файл, ссылка на него есть на портале в разделе Документооборот
Не забудь отправить клиенту сканы документов на почту с описанием того, что входит в пакет закрывающих документов, и что ты ему отправляешь.
Например, так:
MGCom // Клиент // Закрывающие документы // Январь 2023
Катя, привет!
Отправляю тебе пакет закрывающих документов за январь 2023, сканы во вложении.
ВАЖНО: Помни, что результатом процесса закрытия является оплата оказанных услуг клиентом. Это значит, что после отправки клиенту документов, тебе необходимо проконтролировать, что клиент все получил, подписал, вернул в MGCom один экземпляр (не требуется в случае ЭДО) и оплатил счет. Теперь можно попить чаю))
FAQ или куда идти, если что-то непонятно
Не понимаешь, какая система закрытия у клиента?
Спроси у старшего проджект—менеджера, который работает на проекте.
Забыл, как согласовывать договор?
Ты всегда сможешь найти информацию в разделе Документооборот на портале.
Надо уточнить про ЭДО?
Ты всегда сможешь найти информацию в разделе Документооборот на портале.
Забыл, куда вносить данные для закрытия?
Посмотри на портале обучение "Тренинги по работе с СЕРП", если и после этого остались вопросы, то спроси у старшего проджект—менеджера.
БО (бэк офис) — все сотрудники MGCom, причастные к подготовке закрывающих документов.
Сейчас эта схема кажется сложной, но когда ты начнешь работать, то все будет сильно проще и понятнее. Честно))
Отправка документов
Вроде подготовили и проверили все документы!
Теперь-то всё? Почти. Осталось сделать так, чтобы клиент их получил и принял к оплате.
Есть 2 варианта, как это сделать, зависит от формата работы с клиентом:
1. Через систему электронного документооборота (ЭДО).
Электронный документооборот — это обмен электронными документами, заверенными электронной подписью.
ЭДО значительно упрощает отправку документов.
Для того, чтобы начать использовать ЭДО, необходимо подписать специальное соглашение с клиентом.
Схема отправки документов при использовании ЭДО:
- проджект—менеджер получает от бухгалтерии полный комплект закрывающих документов (акт, счет, счет—фактуры и т.д.)
- согласовывает документы с клиентом
- отправляет в бухгалтерию подтверждение согласования с клиентом
- бухгалтерия загружает документы в систему ЭДО и присылает подтверждение готовности.
2. В бумажном виде курьером или почтой.
Для того, чтобы отправить корреспонденцию клиенту, надо:
- согласовать пакет документов с клиентом в электронном виде
- подготовить пакет документов к отправке (распечатать, подписать, положить в файл)
- сделать бланк описи*
- опись в 2-х экземплярах
- оставить заявку в реестре**
- принести документы в отдел отправки.
*бланк описи сможешь найти на портале
**необходимо внести заявку на отправку документов в файл, ссылка на него есть на портале в разделе Документооборот
Не забудь отправить клиенту сканы документов на почту с описанием того, что входит в пакет закрывающих документов, и что ты ему отправляешь.
Например, так:
MGCom // Клиент // Закрывающие документы // Январь 2023
Катя, привет!
Отправляю тебе пакет закрывающих документов за январь 2023, сканы во вложении.
- Приложение №_
- Акт №_
- Счет—фактура №_
- Счет №_
ВАЖНО: Помни, что результатом процесса закрытия является оплата оказанных услуг клиентом. Это значит, что после отправки клиенту документов, тебе необходимо проконтролировать, что клиент все получил, подписал, вернул в MGCom один экземпляр (не требуется в случае ЭДО) и оплатил счет. Теперь можно попить чаю))
FAQ или куда идти, если что-то непонятно
Не понимаешь, какая система закрытия у клиента?
Спроси у старшего проджект—менеджера, который работает на проекте.
Забыл, как согласовывать договор?
Ты всегда сможешь найти информацию в разделе Документооборот на портале.
Надо уточнить про ЭДО?
Ты всегда сможешь найти информацию в разделе Документооборот на портале.
Забыл, куда вносить данные для закрытия?
Посмотри на портале обучение "Тренинги по работе с СЕРП", если и после этого остались вопросы, то спроси у старшего проджект—менеджера.