Проджект-менеджеру очень важно уметь грамотно и понятно писать, поэтому этот небольшой урок не расскажет обо всех тонкостях, но заложит базовое понимание.

Для начала разберемся с тем, какими вообще бывают письма:

Письмо-просьба
Отправляя такое письмо, мы рассчитываем на какую-либо помощь, услугу или уступку. Например, мы можем попросить клиента ставить задачи не по почте, а через таск-менеджер. Чтобы такое письмо привело к результату, важно объяснить, как это отразится на наших бизнес-процессах и подсказать, как клиенту делать это легко и без ущерба собственным ресурсам.

Письмо-задача
Для постановки внутренних задач в MGCom мы используем таск—менеджер. Поэтому получателями писем—задач обычно являются наши клиенты или подрядчики.
Да, клиенту можно ставить задачи. Ведь мы выстраиваем партнерские взаимоотношения, и у клиента есть своя зона ответственности на проекте.
Например, зачастую внести изменения на сайт может только клиент. А нам в таком случае необходимо прислать детальные описания корректировок, которые нужно внести.
Само собой, ставить задачу нужно по методу SMART.

ВАЖНО: Письмо—задачу мы отправляем клиенту только после предварительного обсуждения с ним этой задачи. Во время обсуждения определяется значимость, достижимость и сроки выполнения задачи. Тем не менее, в письме мы все равно:
— дублируем значимость задачи
— описываем, что конкретно нужно сделать
— приводим примеры или предлагаем варианты, с помощью чего можно реализовать задуманное
— прописываем, какой результат должен получиться
— обозначаем согласованные ранее сроки.

Письмо-вопрос
Если ты хочешь получить ответ на какой-либо вопрос, не забудь обратиться к конкретному человеку (вообще, старайтесь делать это всегда), а также мы рекомендуем написать, зачем тебе нужен ответ на этот вопрос.

Письмо-предложение
Это письмо часто одно из самых ценных, и при этом одно из самых игнорируемых. Если ты вносишь какое-то предложение (например, по оптимизации), не забудь объяснить, что изменится в случае, если предложение примут, и наоборот, к чему приведет игнорирование или откладывание в долгий ящик.

А теперь советы по написанию писем:

1. Всегда фиксируй все договоренности
В современном мире часто действует фраза "если я не помню — значит не было". Это касается и задач, и договоренностей и всего остального. Пожалуйста, всегда фиксируй договоренности (с командой, с клиентом, с руководством) письменно!

Иначе можно попасть в неприятную ситуацию. Ведь не получится доказать существование задачи или вопроса, если обсуждали их лично или по телефону. Мессенджеры — тоже не лучшая идея, там все очень быстро теряется (а при желании и удаляется). Поэтому любые важные детали всегда фиксируй в почте.

2. Выбирай правильный способ связи
Про это уже говорилось в первом уроке, но повторимся: Выбирай способ связи в соответствии с необходимостью ответа, ожидаемым временем ответа и количеством людей.

3. Структурируй текст
Наверняка, ты не раз сталкивался с письмами, которые нужно дочитать до конца (и еще несколько раз перечитать), чтобы понять их суть. Так делать нельзя! :) Ты пишешь письмо, а не сценарий к детективу, не нужно удерживать интригу до самого конца. Плюс никто не любит огромные полотна текста. Поэтому:
● главную мысль пиши в начале
● сокращай мысли, меньше текста
● используй абзацы; делить текст стоит по принципу: одна мысль — один абзац
● используй списки
● не злоупотребляй выделениями (жирный шрифт, подчёркивания).

4. Одно обсуждение - одна ветка
Обязательно прикрепляй к письму историю переписки. Не создавай новое письмо, а пиши в ранее созданной ветке, чтобы вся цепочка переписки сохранялась и всегда была под рукой.

5. Обращайся к конкретному человеку
Ты не представляешь, как бесят письма с 20-ю адресатами и обращением "Коллеги, здравствуйте!". Будь уверен, что за такое письмо на тебя ополчатся все 20 человек. Если хочешь чего-то от конкретного человека — обращайся именно к нему. Разбей письмо на абзацы и адресуй каждому лично конкретный посыл.

6. Выбирай тон письма правильно
Избегай эфемерности и канцеляризмов. Общайся с коллегами просто, дружелюбно и уважительно. Вещи которые всех бесят: панибратство, небрежность, натянутая вежливость, грубость, СРОЧНО, ВЧЕРА, ASAP и так далее.

Мы собрали малую часть распространенных слов-паразитов, использование которых стоит сократить до минимума:

Мы будем внимательно следить за тем, как ты пишешь письма.
Так что, не подведи, будь MGcom!