ПОСТМИТ (от англ. post - после, meet - встреча) — это письмо, которое отправляется после встречи или созвона. Это один из важнейших элементов эффективной коммуникации с клиентом, коллегами, подрядчиками.
Основные правила, которые нужно соблюдать при написании постмита:
1. Постмит должен быть обязательным итогом любой встречи в рамках проекта. Встреча может быть внешняя, внутренняя, созвон.
2. Постмит должен быть отправлен: ● в течение 1 рабочего дня, если требует обсуждения/сбора дополнительной информации с коллегами/клиентом ● в течение 4-х рабочих часов, если речь идет о фиксации договоренностей и никакой дополнительной информации не требуется.
Обязательным итогом встречи должно быть обозначение сроков отправки постмита (пример: завтра до 12:00, завтра до конца дня).
3. Получатели постмита — все присутствующие на встрече люди + твой непосредственный руководитель + рассылка проекта.
Возможно добавление дополнительных контактов, если это заинтересованные лица со стороны клиента (по согласованию с клиентом)
4. В постмите обязательно разделение договоренностей на блоки: ● блок ответственности клиента ● блок ответственности агенства ИЛИ ● блок ответственности производственного отдела ● блок ответственности проджект-менеджера.
5. В постмите обязательно указание ДЛ по каждому пункту. Если для понимания реального ДЛ требуется продолжительное время, в постмите нужно указывать, когда мы сможем определить ДЛ по соответствующему пункту.
6. Все пункты в постмите и ДЛ по ним подлежат фиксации в Planfix (таск-менеджер в MGCom).
7. Для облегчения навигации в почте не забудь правильно прописать тему письма. Например: MGCom // Hoff // Постмит // Итоги встречи по медийной стратегии 01.03.2022
Пример хорошего постмита:
Коллеги, добрый день! Спасибо за конструктивную встречу. Далее фиксирую наши договоренности:
1. Мы готовим расчет МП по открытию нового магазина в г. Липецк (все вводные получили) DL 11.03.2022. 2. Новый формат отчетности по контексту с выделением динамики неделя к неделе и разделением на Бренд / Не бренд за январь и февраль подготовим к 13.03.2022.
Ожидаем от вас следующую информацию: 1. Доступ к GTM на mgstat@gmail.com - договорились о DL 07.03.2022. 2. Отчеты по ЦА внутренние - DL 07.03.2022.