Из всех прочитанных книг по личной продуктивности ты  уже знаешь, что эффективное планирование и блокировка времени в календаре позволяют решить задачи в срок и не перерабатывать. Логично, давай так и зафиксируем.

Теперь смотри: рабочий день не всегда проходит гладко так, как тебе хотелось бы. Какая-то задача в любом случае пойдёт не так, как ты планировал. Например, затянется. Ты ожидал, что сделаешь отчет к 12, а по факту смог закончить только в 14.

В итоге, ты видишь, что тебе не хватает времени, а план не сходится с реальностью. Тогда ты собираешься силами и начинаешь просто «фигачить». Сидишь допоздна, переносишь дедлайны, но все равно подводишь команду, так как невыполненные задачи имеют свойство накапливаться.

Если тебе знакомо такое состояние, но ты не знаешь, что с этим делать — начни приоритизировать.

Приоритизация — это подход, который помогает отсортировать задачи в порядке важности и грамотно распределить время ни их выполнение.
«Занятость» и результативность — не всегда одно и то же. Только тщательная расстановка приоритетов позволит радикально изменить ход рабочего дня и действовать на опережение, соблюдать сроки и затрачивать меньше времени на решение рутинных задач.
А самое главное, приоритизация позволяет исключить задачи, которые не приводят к достижению желаемого результата.

Чтобы понять, что же такое приоритизация на практике, давай сначала определим, чем приоритизация точно не является:

В отличие от списка дел, приоритизация требует фильтрации задач по заданным критериям, которые помогают найти наиболее срочные и важные в списке дел на день или на месяц.

Обычно под личной эффективностью понимают умение решать как можно больше задач за определенный срок. Однако есть риск сфокусироваться на выполнении несрочных задач, и пропустить время на выполнение важных. Расстановка приоритетов приучает тебя выбирать наиболее важные задачи и выполнять их в первую очередь.

Расстановка приоритетов не добавит тебе 20 ч в сутки и не избавит от непредвиденных ситуаций. Но она поможет тебе быстро сориентироваться и не пропустить DL, если факап все же случился.

Цель такого ранжирования — определить порядок выполнения задач с учетом имеющихся ограничений.
Таким образом, ты достигаешь желаемый результат с минимальными временными затратами.

На первый взгляд, расставить приоритеты на день — это дело 15-ти минут. Но, что если у тебя 10 задач, и все кажутся срочными? Или как понять, какая задача более приоритетна, если решения от тебя ждут одновременно клиент, группхэд и производство?

Знакомьтесь, это Полина, проджект в MGCom. Ее супер способность — держать в голове сразу несколько задач и жертвовать свободными вечерами для достижения поставленных целей.
Ее календарь расписан на 2 недели вперед.
Вот как выглядит ее список задач на день:

Полина подготовила следующий план выполнения задач: сначала она выполняет простые регулярные задачи — прописывает статус по запущенным тестам и заполняет файл планируемого бюджета. Потом делает проверку скринов, и готовится к коллам с клиентами. Дальше проводит статусы и ставит задачу по сбору отчета продакшну. Но вторник выдался напряженным. Полина задержалась на клиентском статусе и смогла поставить задачу продакшну не в 14:00, как планировала, а в только в 16:00.

Это запустило цепочку неприятных событий:
1. Команда уже была занята задачами по другому продукту и смогла приступить к подготовке отчета только в 17:00
2. В 18:00 клиент не получил отчет, был недоволен и дал Полине негативную обратную связь
3. Полине пришлось договариваться о переносе дедлайна по задаче на 12:00 часов следующего дня
4. Полина потратила 2 часа на коммуникацию с клиентом, и не успела выполнить оставшиеся задачи из списка, поэтому перенесла их на следующий день

В 21:00 Полина в отчаянии размышляла: почему так произошло? Ей нравилось работать в высоком ритме. Она гордилась своей мультизадачностью. Но выполнять задачи в срок у нее не всегда получалось. В последнее время она все чаще подводила клиента и команду, хотя часто задерживалась на работе до 21:00.

Твои приоритеты всегда должны соответствовать долгосрочным целям клиента и агентства, которые помогут выбрать главное на день или месяц вперед.

1. Принцип 20/80
Наверняка ты замечал, что далеко не всегда результат равен количеству усилий, которые ты прикладываешь для его достижения. Иногда минимум усилий может дать максимум результата или наоборот — большая часть прилагаемых усилий никак не повлияет на конечный результат.
Почему бы тогда не сделать ставку на эффективный минимум?
Всем известный принцип Парето звучит именно так: примерно 80% результатов приносят 20% усилий. Однако суть данного подхода не в отсечении 80% лишних задач, а в грамотном распределении времени. Поэтому всегда закладывай дополнительное время на рутинные этапы задачи.
Пример: твоя задача - создать отчет по РК за квартал.
Так при распределении времени на задачу тебе необходимо заложить время не только на создание отчета (это и есть те 80% результата за 20% времени), но и на его финализацию — те 20% результата, на которые ты потратишь 80% времени.

2. Лимиты и ограничения
Если у тебя есть 10 «самых приоритетных задач», это обычно требует постоянного переключение внимания и вызывает крики «нужно уже вчера».
В процессе приоритизации твоя цель — на основе объективных критериев выбрать те задачи, которые наиболее значимы и начать выполнять их прямо сейчас. Такой процесс потребует от тебя определенного уровня самодисциплины и работы в установленных рамках. А это не всегда просто. В общем, приоритизация — это жесткий процесс, который учит работать по правилам.

3. Непонимание ОИР
Ты наверняка получал задачи из серии «Сделай так, чтобы это работало». Без деталей и какой-то конкретики, без описания идеального результата на выходе. Как тогда определить, приоритетность такой задачи? Сколько времени необходимо заложить на ее выполнение. В такой ситуации довольно сложно присвоить задаче объективный приоритет, если ты не умеешь декомпозировать.

4. Привычка
Твой рабочий стиль и подходы формируются годами и становятся привычкой. В том числе и то, как ты планируешь свои задачи на день.
Привычка — это часто повторяющееся часто бессознательная деятельность, от которой так сложно отказаться. Ведь первое, что приходится делать — это осознать свои действия и попробовать их изменить. Поэтому, возможно, приоритизация не сразу сможет заменить многолетнюю привычку, но она точно приведет тебя к желаемому результату.

Что мы хотели этим сказать?
В одной из мультивселенных ты обладаешь бесконечным количеством времени и достигаешь все цели в срок. В этой вселенной ты всегда ограничен по времени, а задач больше, чем можно успеть за 9 ч в сутки. Однако научиться управлять временем без стресса и перегрузки — вполне реально. Для этого тебе нужно научиться приоритизировать.