Глава 2. Множители времени
Школа Руководителей / Приоритизация
2.1. Время кейса
Полина решила поменять ситуацию и перестать засиживаться на работе допоздна. Немного погуглив, она нашла пару статей про приоритизацию и очень воодушевилась этой темой. «Получается, ты можешь успевать выполнять работу качественно, укладываться в срок, и еще остается время на личную жизнь и сериальчики!»
Этим же вечером она применила приоритизацию на практике и расставила имеющиеся задачи на среду в порядке важности. У нее получилось так:
Этим же вечером она применила приоритизацию на практике и расставила имеющиеся задачи на среду в порядке важности. У нее получилось так:
Полина была очень довольна собой, особенно утром вторника, когда все задачи решались, согласно выставленным приоритетам.
Полина почувствовала себя окрыленной, словно стоит на носу корабля, который уверенно плывет навстречу солнцу. Проблема была в том, что этот корабль назывался Титаник...
Но в 14:00 Полине влетела срочная задача: «Полина, рассчитай, пожалуйста, МП в трех версиях под разную стоимость конечного целевого действия — 5, 10, 15 тысяч»
Из-за этой задачи все пошло не так. Полине пришлось отложить все дела и взять в работу влетевшую задачу. К отчету она приступила на 2 ч позже запланированного, и весь график сдвинулся. В результате она попала в ту же ловушку: в списке остались невыполненные задачи, а рабочий день давно закончился.
Эта ситуация охладила пыл Полины, и она решила обратиться к Рамзесу за помощью. Рамзес — бог приоритизации, поделился полезным опытом:
Вот смотри, сколько времени у тебя займет собрать комод из ИКЕА (Иркутского Комбината Еловых Антресолей)?
Возможно. Но для этого тебе понадобится:
- Разложить все детали на полу
- Подготовить необходимый инструмент
- Рассчитать расположение
- Просверлить отверстия в нужном месте
- Понять что и куда крепится
- Закрутить отверткой шурупы
Да, но необязательно столько.
Если, например, ты сначала заглянешь в инструкцию или посмотришь видео на youtube? Тогда это сможет сэкономить тебе 1/4 времени.
Если, например, ты сначала заглянешь в инструкцию или посмотришь видео на youtube? Тогда это сможет сэкономить тебе 1/4 времени.
А сколько времени ты сохранишь, если вместо отвертки возьмешь шуроповерт? А если позовешь друга на помощь? Или воспользуешься услугами профессионального сборщика? У тебя высвободится время, которого, на первый взгляд, не было.
Прежде чем использовать методы приоритизации ты должна оценить имеющееся у тебя время. Для этого существуют специальные техники. Они не только помогают грамотно распределить часы на решение задач, но и высвободить время, которого раньше не было.
Ну, наверное, за час справлюсь...
Тогда часа 3–4
О, точно! Слушай, неужели с рабочими задачами то же самое?
Конечно. Существует масса классных, но неочевидных инструментов и техник, которые здорово помогают экономить рабочее время.
Такие инструменты называются "Множители времени". Да, они не прибавят тебе дополнительных часов в сутках, но высвободят те, которые у тебя и так были.
Оу, Полина, ты совсем не закладываешь время на влетающие задачи! Если бы ты оставила 30% времени, ты могла бы справиться с задачей по расчету МП без стресса.
Звучит как правило 30% :)
Слушай, а можешь посмотреть мой список задач? Наверное, в нем тоже можно применить множители времени
Правило 30%
При планировании своего дня всегда оставляй 30% времени на факапы или влетающие задачи. Возьми за правило, что в твоем дне не 8 часов, а пять с половиной, которые ты можешь распланировать. Остальное время необходимо заложить на непредвиденные ситуации. Оставлять себе пространство для маневра стратегически важно. Если ошибок не произошло — отлично, ты можешь использовать это время для решения задач, которые планировал на следующий день.
Необязательно упираться в 30%, если у тебя получается решать факапы за 18% времени, закладывай столько. Неизменным остается лишь главное — время в расписании на влетающие задачи обязательно должно быть в твоем календаре. А его количество определяй сам.
Необязательно упираться в 30%, если у тебя получается решать факапы за 18% времени, закладывай столько. Неизменным остается лишь главное — время в расписании на влетающие задачи обязательно должно быть в твоем календаре. А его количество определяй сам.
Слушай, а ты уверена, что правильно оценила время на решение задач? Мне кажется, ты не учитываешь время на подготовку, и не декомпозируешь задачи…
Декомпо–что?
Декомпозиция
Часто задачи, на которые ты закладывал 40 минут, при реализации занимают несколько часов. Потому что некоторые задачи — это не просто задачи. Они требуют дополнительной подготовки. Например, к встрече с клиентом нужно всегда готовиться. Если ты не заложил время на все этапы задачи, то твой план в течение дня расползается. Поэтому не забывай декомпозировать каждую задачу.
Декомпозиция — это разделение задачи на этапы и оценка необходимого времени на выполнение каждого из них. Всегда разбивай большую задачу на несколько подзадач и определяй в каком порядке ты будешь их делать. К тому же маленькие задачи более ясны, и приступить к ним психологически проще. Такой подход позволит тебе планировать время объективнее, чем абстрактная оценка одной комплексной задачи.
Например, на выполнение медиаплана на блогеров, на первый взгляд, стоит заложить около трех дней. Но если декомпозировать эту комплексную задачу, оценка времени поменяется:
1. Изучение запроса и формирование задачи для отдела блогеров — 1 час
2. Бриф и задача в планфиксе, прикрепить бэнчи, воронки и критерии — 30 мин
3. Работа продакшна — 3 дня
4. Проверка — 2 дня
5. Согласование — 1 день
Сейчас стало понятно, что на эту задачу нужно заложить не 3 дня, а целую неделю.
Декомпозиция — это разделение задачи на этапы и оценка необходимого времени на выполнение каждого из них. Всегда разбивай большую задачу на несколько подзадач и определяй в каком порядке ты будешь их делать. К тому же маленькие задачи более ясны, и приступить к ним психологически проще. Такой подход позволит тебе планировать время объективнее, чем абстрактная оценка одной комплексной задачи.
Например, на выполнение медиаплана на блогеров, на первый взгляд, стоит заложить около трех дней. Но если декомпозировать эту комплексную задачу, оценка времени поменяется:
1. Изучение запроса и формирование задачи для отдела блогеров — 1 час
2. Бриф и задача в планфиксе, прикрепить бэнчи, воронки и критерии — 30 мин
3. Работа продакшна — 3 дня
4. Проверка — 2 дня
5. Согласование — 1 день
Сейчас стало понятно, что на эту задачу нужно заложить не 3 дня, а целую неделю.
Полина, а зачем ты делала эту задачу по расходу по городам? Есть ощущение, что у тебя нет всех вводных по ней. Ты уточняла, какие города, какой период, какие разрезы? Метчить по городам или областям?
Я думала, надо сделать так же как, я делала до этого…
Проясняй и делай
У тебя в списке всегда есть задачи, в которых не известны все детали. Запомни правило: не приступай к выполнению задачи, пока не прояснишь вводные. Чаще всего незнание конечной цели приводит к тому, что задачу приходится переделывать, а это увеличивает время ее выполнения. Прояви активную позицию и собери необходимую информацию для понимания образа идеального результата.
Как ты думаешь, а задачу по выбору подарков для клиента смог бы решить джун?
Думаю, да. Блин, я же могла поставить ее Гарику! У него всегда миллион идей по подаркам…
Постановка задач
Ты можешь отказываться от постановки задач и жить по принципу «только я знаю, как сделать правильно». Или решить, что тебе быстрее выполнить задачу самому, чем кому-то объяснять. Но это неверно. Если у тебя есть задача, которая лежит в зоне ответственности твоего коллеги, ты должен поставить эту задачу ему, тем самым высвободив себе время.
Посмотри, как теперь выглядит список задач. Он стал намного короче, но это не все. Еще ты можешь автоматизировать свои задачи.
Например, как?
Внутренний план-факт точно можно актуализировать с помощью автоматизированных дашбордов…
Автоматизация
Автоматизация — это применение технических средств для решения задач.
Как понять, что задачу стоит автоматизировать?
Она часто повторяется
Она занимает много времени
Ее выполнение не требует твоего пристального внимания
Автоматизация таких задач не только снизит количество ошибок, но и повысит твою вовлеченность в работу. Теперь у тебя появится больше времени на решение сложных и интересных задач.
Меньше рутины. Меньше ошибок. Больше доступного времени.
Например, для начала ты можешь автоматизировать свои регулярные задачи в Планфиксе. Для их автоматизации тебе понадобится:
1. Составить шаблон
2. Выставить частоту повторения
3. Добавить участников
Так постановка задач и контроль их выполнения будет осуществляться быстрее и проще.
Меньше рутины. Меньше ошибок. Больше доступного времени.
Например, для начала ты можешь автоматизировать свои регулярные задачи в Планфиксе. Для их автоматизации тебе понадобится:
1. Составить шаблон
2. Выставить частоту повторения
3. Добавить участников
Так постановка задач и контроль их выполнения будет осуществляться быстрее и проще.
Если ты сегодня автоматизировал хоть один процесс, ты уже освободил себе часы для будущих свершений.
#МыслиВеликих
Поэтому не начинай с приоритизации. Освободи свой ресурс с помощью множителей. Проанализируй, где ты можешь выиграть несколько бесценных минут или часов, и тогда приступай.
Как круто, спасибо! Уже не терпится попробовать!
Переключай кнопки, чтобы увидеть, как изменится список дел Полины
?
Задачи идут одна за одной, без перерывов. Нет ни минуты свободного времени, которое точно понадобится, если влетит неожиданная «горящая» задача или, как назло, обнаружится факап. И вообще, а где здесь обед?
А так выглядят множители в деле. «Расход по городам» исключен из списка, поскольку детали до конца не прояснены. Задача по подбору подарка для клиента поставлена джуну. Внутренний план-факт необходимо автоматизировать, и можно пользоваться в будущем. Появились те самые 30% времени на АСАП.
Вуаля! Теперь даже для обеда время осталось.
Вуаля! Теперь даже для обеда время осталось.
Задачи идут одна за одной, без перерывов. Нет ни минуты свободного времени, которое точно понадобится, если влетит неожиданная «горящая» задача или, как назло, обнаружится факап. И вообще, а где здесь обед?
нажми, чтобы увеличить
?
А так выглядят множители в деле. «Расход по городам» исключен из списка, поскольку детали до конца не прояснены. Задача по подбору подарка для клиента поставлена джуну. Внутренний план-факт необходимо автоматизировать, и можно пользоваться в будущем. Появились те самые 30% времени на АСАП. Вуаля! Теперь даже для обеда время осталось.
нажми, чтобы увеличить
?
2.2. А теперь сам
Из каких этапов, на твой взгляд, должно состоять написание сопроводительного письма для обоснования МП по 4 каналам? Сколько времени ты бы заложил на каждый этап?
Подумай и запиши
?
Название этапа
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Время (мин.)
7.
8.
Мы считаем, что декомпозиция этой задачи выглядит так
1. Вводная часть — 5 мин.
2. Обоснование каналов — 20 мин.
3. Обоснование выбранных площадок/форматов — 10 мин.
4. Обоснование таргетингов/методов оптимизации — 10 мин.
5. Обоснование сплитов на каналы — 10 мин.
6. Summary с медийными и стоимостными показателями — 5 мин.
7. Дополнительные моменты, на которые важно обратить внимание — 5 мин.
8. Заключение — 2 мин.
1. Вводная часть — 5 мин.
2. Обоснование каналов — 20 мин.
3. Обоснование выбранных площадок/форматов — 10 мин.
4. Обоснование таргетингов/методов оптимизации — 10 мин.
5. Обоснование сплитов на каналы — 10 мин.
6. Summary с медийными и стоимостными показателями — 5 мин.
7. Дополнительные моменты, на которые важно обратить внимание — 5 мин.
8. Заключение — 2 мин.
Проанализируй, какие множители времени ты можешь применить в своей работе? Как ты будешь это делать?
Подумай и запиши
?