Глава 3. Методы приоритизации
Школа Руководителей / Приоритизация
3.1. Время кейса
А что там у Полины?
После разговора с Рамзесом Полина, наконец, приступила к приоритизации оставшихся задач. С этой целью она начала просматривать ютуб. Очень кстати, у нее было заложено дополнительные 30% времени. Полина нашла пару самых популярных методов: Кано, Москва и даже посмотрела пару видео про Agile для чайников. На это у нее ушло 2 часа.
Но она так и не смогла найти тот метод, который отвечал ее запросу: что делать, когда у тебя есть и клиентские и внутренние задачи? Как выбирать между ними?
Полина отправилась к Рамзесу с вопросом, какой методом применяет он, и почему? Может ли она им воспользоваться?
После разговора с Рамзесом Полина, наконец, приступила к приоритизации оставшихся задач. С этой целью она начала просматривать ютуб. Очень кстати, у нее было заложено дополнительные 30% времени. Полина нашла пару самых популярных методов: Кано, Москва и даже посмотрела пару видео про Agile для чайников. На это у нее ушло 2 часа.
Но она так и не смогла найти тот метод, который отвечал ее запросу: что делать, когда у тебя есть и клиентские и внутренние задачи? Как выбирать между ними?
Полина отправилась к Рамзесу с вопросом, какой методом применяет он, и почему? Может ли она им воспользоваться?
Полина… мои задачи в работе отличаются от твоих, как и долгосрочные цели. Поэтому и методы приоритизации у нас будут разные.
А что подойдет для приоритизации моих задач?
Я расскажу тебе о трех методиках, а ты сама выберешь, какая лучше подойдет именно тебе.
1. Метод Крэнга
Для задач аккаунтинга хорошо подходит метод Крэнга.
У проджекта MGCom есть следующие типы задач:
1. Клиентские задачи.
2. Внутренняя коммуникация с продакшн - настройка внутренних процессов, снижение кастов.
3. Задачи на развитие. Они включают в себя прокачку маржинальных площадок и поиск новых.
Получается, что проджект постоянно определяет приоритеты выполнения внутренних и клиентских задач.
Для этого удобно использовать алгоритм Крэнга, который помогает выявить наиболее важные задачи.
У проджекта MGCom есть следующие типы задач:
1. Клиентские задачи.
2. Внутренняя коммуникация с продакшн - настройка внутренних процессов, снижение кастов.
3. Задачи на развитие. Они включают в себя прокачку маржинальных площадок и поиск новых.
Получается, что проджект постоянно определяет приоритеты выполнения внутренних и клиентских задач.
Для этого удобно использовать алгоритм Крэнга, который помогает выявить наиболее важные задачи.
чтобы изучить, ВЫБЕРИ ОДИН ИЗ ВАРИАНТОВ
?
Нажми, чтобы увеличить и изучить
?
Таким образом:
1. Приоритет № 1 — клиентские задачи
2. Далее выполняются задачи от руководства или текущие задачи по проекту
3. Последними выполняются задачи по прокачке маржинальности текущих площадок и поиску новых.
1. Приоритет № 1 — клиентские задачи
2. Далее выполняются задачи от руководства или текущие задачи по проекту
3. Последними выполняются задачи по прокачке маржинальности текущих площадок и поиску новых.
2. Метод ABCDE
Для задач производства подходит методика ABCDE.
У производства MGCom есть следующие типы задач:
1. Внешние задачи. Это задачи, связанные с ведением и улучшением качества проекта (в том числе задачи от проджекта / клиента);
2. Внутренние задачи. Задачи, связанные с улучшением услуг агентства в целом (внутренние отчеты, задачи от руководителя).
Получается, что производство должно определить порядок выполнения текущих задач по проекту, а также задач, связанных с его развитием.
Для этого используется метод ABCDE — это ранжирование задач по 5 уровням важности, где:
У производства MGCom есть следующие типы задач:
1. Внешние задачи. Это задачи, связанные с ведением и улучшением качества проекта (в том числе задачи от проджекта / клиента);
2. Внутренние задачи. Задачи, связанные с улучшением услуг агентства в целом (внутренние отчеты, задачи от руководителя).
Получается, что производство должно определить порядок выполнения текущих задач по проекту, а также задач, связанных с его развитием.
Для этого используется метод ABCDE — это ранжирование задач по 5 уровням важности, где:
Нажми на карточку, чтобы изучить
?
А — задачи, направленные на поддержание текущих кампаний в рабочем состоянии. Они не терпят отлагательств и вызывают негативную реакцию клиента в случае невыполнения.
В — важные дела, не предусматривающие таких серьезных последствий в ближайший период. Сюда можно отнести расчет медиапланов, участие в статусных встречах с клиентом и подготовка отчетности за период
С — задачи, которые желательно выполнить. Неприятных последствий в случае невыполнения они не несут, но и отказ от этих задач не приносит профита. Сюда относятся задачи на улучшение качества и развитие проекта и собственной экспертизы.
D — оставшиеся задачи, не влияющие на работу кампаний — выполнение их занимает много времени и не требует обязательного твоего участия, их можно поставить как задачу коллегам (например, e-promo, smart media).
Е — задачи, решение которых не приводит ни к какому результату. Нужно искать способы отказаться от выполнения таких задач.
А — задачи, направленные на поддержание текущих кампаний в рабочем состоянии.
Они не терпят отлагательств и вызывают негативную реакцию клиента в случае невыполнения.
Они не терпят отлагательств и вызывают негативную реакцию клиента в случае невыполнения.
В — важные дела, не предусматривающие таких серьезных последствий в ближайший период.
Сюда можно отнести расчет медиапланов, участие в статусных встречах с клиентом и подготовка отчетности за период
Сюда можно отнести расчет медиапланов, участие в статусных встречах с клиентом и подготовка отчетности за период
С — задачи, которые желательно выполнить.
Неприятных последствий в случае невыполнения они не несут, но и отказ от этих задач не приносит профита. Сюда относятся задачи на улучшение качества и развитие проекта и собственной экспертизы.
Неприятных последствий в случае невыполнения они не несут, но и отказ от этих задач не приносит профита. Сюда относятся задачи на улучшение качества и развитие проекта и собственной экспертизы.
D — оставшиеся задачи, не влияющие на работу кампаний.
Выполнение их занимает много времени и не требует обязательного твоего участия, их можно поставить как задачу коллегам (например, e-promo, smart media).
Выполнение их занимает много времени и не требует обязательного твоего участия, их можно поставить как задачу коллегам (например, e-promo, smart media).
Е — задачи, решение которых не приводит ни к какому результату.
Нужно искать способы отказаться от выполнения таких задач.
Нужно искать способы отказаться от выполнения таких задач.
Важно: выполняй задачи следующего уровня, после того, как ты выполнил все задачи на текущем.
А что делать, если при ранжировании на одном из уровней образовалось больше одной задачи? Как их приоритизировать?
В этом случае присвой каждой задаче цифру в зависимости от срочности. Так ты определишь очередность их выполнения и у тебя появится четкий план действий.
А что делать, если при ранжировании на одном из уровней образовалось больше одной задачи? Как их приоритизировать?
В этом случае присвой каждой задаче цифру в зависимости от срочности. Так ты определишь очередность их выполнения и у тебя появится четкий план действий.
Например:
А1. Оптимизация рекламных кампаний (усиление, снижение, остановка, запуск)
А2. Создание и запуск РК
В1. Статусная встреча с клиентом
В2. Статусная встреча с руководителем
В3. Расчет МП
С1. Создание ежемесячной презентации для защиты личных KPI
С2. Проверка проекта по Системе оценки качества
D. Сбор минус-слов
E. Собирать отчет в случае, если мы не прояснили для какой цели он нужен клиенту
Не переходи к выполнению новой задачи, не закончив ту, что уже начал.
#МыслиВеликих
3. Матрица Эйзенхауэра
Для руководителей (уровня GH и выше) лучше всего подойдет метод — матрица Эйзенхауэра.
У руководителей есть следующие типы задач:
1. Сложные задачи, которые находятся в его зоне ответственности
2. Задачи, которые не требуют его непосредственного участия и могут быть поставлены сотрудникам
Сложность приоритизации задач руководителя, в том, что их невозможно логически разбить по типам. Их можно только условно разделить на важные и неважные и определить порядок выполнения. Для этого подходит Матрица Эйзенхауэра.
У руководителей есть следующие типы задач:
1. Сложные задачи, которые находятся в его зоне ответственности
2. Задачи, которые не требуют его непосредственного участия и могут быть поставлены сотрудникам
Сложность приоритизации задач руководителя, в том, что их невозможно логически разбить по типам. Их можно только условно разделить на важные и неважные и определить порядок выполнения. Для этого подходит Матрица Эйзенхауэра.
Как с ней работать? Для начала раздели задачи на неделю на 4 группы. Ты можешь воспользоваться нашим фреймом:
1. Важно и срочно;
2. Важно и не срочно;
3. Не важно и срочно;
4. Не важно и не срочно.
1. Важно и срочно;
2. Важно и не срочно;
3. Не важно и срочно;
4. Не важно и не срочно.
Как приоритизировать по матрице Эйзенхауэра?
Теперь рассмотрим подробнее каждый квадрат матрицы
Теперь рассмотрим подробнее каждый квадрат матрицы
Нажми на квадрат, чтобы изучить
?
1. Важно и срочно
Этот квадрат должен всегда оставаться пустым. Именно для него ты закладывал 30% времени. Оставь его для влетающих задач, которые требуют немедленного решения или факапы.
Исключение: сюда попадают задачи, с отложенным началом срок выполнения тебе пока не известен.
Пример: подготовка к тендеру — всегда важно и срочно, но конкретные сроки начала зависят от клиента. Или скорректировать тендерную презентацию после получения ответов на вопросы клиента
Этот квадрат должен всегда оставаться пустым. Именно для него ты закладывал 30% времени. Оставь его для влетающих задач, которые требуют немедленного решения или факапы.
Исключение: сюда попадают задачи, с отложенным началом срок выполнения тебе пока не известен.
Пример: подготовка к тендеру — всегда важно и срочно, но конкретные сроки начала зависят от клиента. Или скорректировать тендерную презентацию после получения ответов на вопросы клиента
2. Важно и не срочно
В этот квадрат отправятся задачи, дедлайн которых тебе точно известен и он не горит. Это обычно комплексные, долгосрочные задачи, выполнение которых происходит в несколько этапов. Делегирование таких задач невозможно, это только твоя ответственность
В этот же квадрат попадают новые задачи, которые ты еще не решал. High level: закладывай на них на дополнительно 20% времени. Сюда же попадают задачи по саморазвитию.
Пример: прохождение курса по обратной связи.
В этот квадрат попадают задачи из категорий:
Команда — (обратная связи сотрудникам)
Деньги — (подсчет pnl, фоп, pbt)
Контроль и планирование — (планирование нагрузки команды, подведение итогов квартала)
Срочные, рискованные и проблемные решения (мотивация и удержание сотрудников, решение спорных ситуаций с клиентом)
Совместные решения с другими руководителями (создание регламентов, закрепление зон ответственности по новым процессам)
В этот квадрат отправятся задачи, дедлайн которых тебе точно известен и он не горит. Это обычно комплексные, долгосрочные задачи, выполнение которых происходит в несколько этапов. Делегирование таких задач невозможно, это только твоя ответственность
В этот же квадрат попадают новые задачи, которые ты еще не решал. High level: закладывай на них на дополнительно 20% времени. Сюда же попадают задачи по саморазвитию.
Пример: прохождение курса по обратной связи.
В этот квадрат попадают задачи из категорий:
Команда — (обратная связи сотрудникам)
Деньги — (подсчет pnl, фоп, pbt)
Контроль и планирование — (планирование нагрузки команды, подведение итогов квартала)
Срочные, рискованные и проблемные решения (мотивация и удержание сотрудников, решение спорных ситуаций с клиентом)
Совместные решения с другими руководителями (создание регламентов, закрепление зон ответственности по новым процессам)
3. Неважно и срочно
В этот квадрат попадают задачи, которые можно делегировать сотрудникам.
Передача этих задач сотруднику не приведет к потере качества их выполнения. Ты высвободишь время и не будешь зацикливать все процессы на себе. У тебя всегда найдутся более важные, которые потребуют твоего внимания и вовлеченности.
Пример: такую задачу как контроль заполнения таймингов можно спокойно делегировать своему сотруднику.
В этот квадрат попадают задачи, которые можно делегировать сотрудникам.
Передача этих задач сотруднику не приведет к потере качества их выполнения. Ты высвободишь время и не будешь зацикливать все процессы на себе. У тебя всегда найдутся более важные, которые потребуют твоего внимания и вовлеченности.
Пример: такую задачу как контроль заполнения таймингов можно спокойно делегировать своему сотруднику.
4. Несрочно и неважно
К заполнению этого квадрата приступай в последнюю очередь. Сюда попадают задачи, которые не требуют в данный момент. К этим задачам стоит вернуться когда потребность в их выполнении возрастет
Пример: найти ответственного за отслеживание новинок Гугла в текущих условиях, когда Гугл не работает.
К заполнению этого квадрата приступай в последнюю очередь. Сюда попадают задачи, которые не требуют в данный момент. К этим задачам стоит вернуться когда потребность в их выполнении возрастет
Пример: найти ответственного за отслеживание новинок Гугла в текущих условиях, когда Гугл не работает.
Важность и срочность задачи определяется не навсегда и может пересматриваться в рабочем процессе.
#МыслиВеликих
Полина, как ты думаешь, какие из методик тебе подойдет?
Наверное, метод Крэнга. Но тогда у меня еще вопрос: как ранжировать, если у меня есть несколько задач от клиента одновременно?
Отличный вопрос.
В этом случае у тебя есть три фактора, на основе которых ты выбираешь очередность выполнения задачи:
- Масштаб клиента — насколько клиент прибылен для бизнеса
- Дедлайн — каковы сроки выполнения задачи
- Лояльность клиента к агентству — уровень доверия клиента и то, насколько хорошо выстроены коммуникации с ним
Вау, теперь понятно!
Здорово, что ты нашла для себя подходящий. Что особенно классно, каждый метод можно усилить, благодаря методу пакетирвания задач.
Пакетирование — это метод группировки схожих задач.
Почему это удобно?
Решение разных типов задач требует разной подготовки, планирования и определенных скиллов. Переключение между ними занимает время — тебе нужно настроиться и погрузиться в другой контекст. Поэтому схожие задачи по методу выполнению удобнее группировать и решать вместе. А значит, ты сможешь выполнить больше задач за меньшее количество времени, не тратя время на переключение
Как это использовать?
Группируй задачи по выбранному критерию и выполняй их в комплексе.
Например, так:
Блок 1: Отчетность — лучше делать все отчеты (если они собираются в одном софте) одновременно;
Блок 2: Оптимизация — лучше делать ее по всем проектам в одно время, т.к. работа очень схожа.
Блок 3: Коммуникация. Писать сообщения и отвечать на все входящие запросы удобнее за один раз.
Почему это удобно?
Решение разных типов задач требует разной подготовки, планирования и определенных скиллов. Переключение между ними занимает время — тебе нужно настроиться и погрузиться в другой контекст. Поэтому схожие задачи по методу выполнению удобнее группировать и решать вместе. А значит, ты сможешь выполнить больше задач за меньшее количество времени, не тратя время на переключение
Как это использовать?
Группируй задачи по выбранному критерию и выполняй их в комплексе.
Например, так:
Блок 1: Отчетность — лучше делать все отчеты (если они собираются в одном софте) одновременно;
Блок 2: Оптимизация — лучше делать ее по всем проектам в одно время, т.к. работа очень схожа.
Блок 3: Коммуникация. Писать сообщения и отвечать на все входящие запросы удобнее за один раз.
Универсальный способ приоритизации всех задач не существует. Выбирай свой метод под задачу.
#МыслиВеликих
Поговорив с Рамзесом Полина выбрала для себя метод Кренга. С надеждой и готовым планом на следующий день она ушла домой в 19:30. Она еще не знала, что завтра столкнется с новыми трудностями…
3.2. А теперь сам
1. Выбери методику приоритизации, которая подойдет для твоих задач.
2. Перейди в фрейм по ссылке ниже.
3. Приоритизируй следующие несколько рабочих дней по выбранной методике (для Матрицы Эйзенхауэра 5 дней, для ABCDE — 3, для Крэнга — следующий день)
4. Проанализируй, насколько план совпал с фактом, и что нужно учесть в следующий раз, чтобы получилось лучше
5. Повтори этот алгоритм, учитывая полученный опыт, через 5 дней для Матрицы Эйзенхауэра, через 3 — для ABCDE, 1 — для Крэнга
2. Перейди в фрейм по ссылке ниже.
3. Приоритизируй следующие несколько рабочих дней по выбранной методике (для Матрицы Эйзенхауэра 5 дней, для ABCDE — 3, для Крэнга — следующий день)
4. Проанализируй, насколько план совпал с фактом, и что нужно учесть в следующий раз, чтобы получилось лучше
5. Повтори этот алгоритм, учитывая полученный опыт, через 5 дней для Матрицы Эйзенхауэра, через 3 — для ABCDE, 1 — для Крэнга
Выполни задание
?